Politique de Confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Introduction

Votre vie privée est importante pour nous. Cette politique explique comment Coachello SAS (« Coachello », « nous », « notre ») collecte, utilise, partage et protège vos données personnelles lorsque vous utilisez notre plateforme de coaching, que ce soit via notre site web, notre application mobile ou nos intégrations telles que Microsoft Teams, Slack ou notre application web.

Cette politique est rédigée conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), à la Loi sur les services numériques de l’UE (DSA), à la Loi sur l’intelligence artificielle de l’UE, et, le cas échéant, au Cadre de protection des données UE-États-Unis (DPF) et à la Loi californienne sur la protection de la vie privée (CCPA).

Si quelque chose n’est pas clair, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse support@coachello.io. Nous sommes là pour vous aider.

2. À qui s’applique cette politique

Cette Politique de Confidentialité s’applique à :

• Les visiteurs de notre site web
• Les utilisateurs de notre plateforme de coaching (« Utilisateurs Autorisés »)
• Les clients entreprises de Coachello (généralement les équipes RH ou L&D)

Lorsque Coachello fournit des services dans le cadre d’un accord d’entreprise, le Client (votre employeur) agit en tant que responsable du traitement des données personnelles des employés, et Coachello agit en tant que sous-traitant pour son compte. Pour toute donnée que Coachello traite pour ses propres besoins (par exemple, la sécurité de la plateforme, l’amélioration du service), Coachello agit en tant que responsable du traitement indépendant.

3.Protection de la vie privée dès la conception

La protection de la vie privée n’est pas une réflexion a posteriori chez Coachello – elle est intégrée dès la conception de tout ce que nous faisons. Nous appliquons les principes de « Privacy by Design » et de « Privacy by Default » à tous nos produits, services et processus internes. En pratique, cela signifie :

• Nous ne collectons que les données strictement nécessaires à la finalité visée.
• Les paramètres de protection de la vie privée sont activés par défaut : vous n’avez pas besoin d’agir pour protéger votre vie privée.
• Les identifiants personnels sont pseudonymisés ou anonymisés chaque fois que cela est techniquement possible, en particulier dans le traitement par IA et les rapports.
• Des contrôles d’accès sont mis en place afin que seules les personnes autorisées puissent accéder aux données personnelles.
• Nous appliquons les mêmes normes rigoureuses de protection des données à tous les coachs de notre communauté mondiale de coaching, qui sont contractuellement tenus de se conformer aux exigences du RGPD et aux politiques de protection des données de Coachello.

4. Quelles données personnelles nous collectons

a. Lorsque vous visitez notre site web

Nous collectons des données d’usage standard (adresse IP, type de navigateur, pays) et utilisons des cookies pour améliorer votre expérience. Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies à tout moment (voir notre Politique relative aux cookies).

b. Lorsque vous vous connectez ou utilisez notre plateforme

Nous collectons :

• Votre nom, adresse e-mail et identifiant de compte
• Langue et fuseau horaire
• Données partagées via des intégrations (par exemple, Microsoft Teams ou Google Meet)
• Activité sur la plateforme (par exemple, réservation de séances, réalisation d’évaluations, utilisation du coaching par IA ou du chat)

c. À partir des interactions de coaching

Nous pouvons traiter :

• Les évaluations pré-séance
• Les notes ou insights de coaching, si partagés par vous ou votre coach
• Les réflexions post-séance ou les notes de suivi

Ces données sont utilisées uniquement pour fournir et améliorer votre expérience de coaching. Ce que vous partagez avec votre coach reste strictement confidentiel ; ni Coachello ni votre employeur n’accéderont au contenu de vos séances de coaching sans votre consentement explicite.

5. Pourquoi nous utilisons vos données

Nous ne vendons jamais vos données. Nous utilisons vos données personnelles uniquement aux fins énumérées ci-dessous.

6. Avec qui nous partageons vos données

Nous travaillons uniquement avec des prestataires de confiance sous des accords stricts de traitement des données. Nous ne partageons pas vos données personnelles identifiables avec des tiers, sauf dans les cas suivants :

• Votre coach attribué reçoit un contexte de base (votre nom, entreprise et objectifs de coaching) pour préparer les séances.
• Votre employeur peut accéder à des rapports anonymisés et agrégés (par exemple, tendances des thèmes de coaching, scores de satisfaction, nombre de séances suivies). Aucun contenu individuellement identifiable ou spécifique à une séance n’est partagé.
• Des prestataires technologiques de confiance (par exemple, hébergement cloud, livraison d’e-mails, visioconférence) traitent les données pour notre compte sous des accords de traitement conformes au RGPD.
• Les prestataires de services d’IA peuvent traiter des données de séance pseudonymisées pour alimenter les fonctionnalités IA lorsque vous avez donné votre consentement (voir Section 9).
• Les autorités publiques, si la loi applicable ou une décision judiciaire contraignante l’exige.

7. Transferts internationaux de données

Nos serveurs principaux sont hébergés à Paris, en France. Nous pouvons travailler avec des prestataires situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Lorsque nous transférons des données personnelles à l’international, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place, y compris les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne, ou des transferts vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat.

Là où cela est applicable et requis, nous nous appuyons sur le Cadre de protection des données UE-États-Unis (DPF) pour les transferts vers les États-Unis.

8. Durée de conservation de vos données

Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que strictement nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées :

• Données de compte : conservées aussi longtemps que votre compte est actif.
• Données liées au coaching : supprimées dans les 12 mois suivant la fin de votre programme, sauf accord écrit contraire.
• Suppression des données sur demande : effectuée dans les 14 jours suivant une demande valide soumise via le chat de l’application ou par e-mail à legal@coachello.io.
• Données analytiques anonymisées : peuvent être conservées plus longtemps pour améliorer le service, mais ne peuvent être reliées à aucun individu.

À l’expiration ou à la résiliation d’un accord d’entreprise, Coachello supprimera ou retournera toutes les données personnelles traitées pour le compte du Client dans les 30 jours suivant la date de résiliation, sauf si la loi applicable l’interdit.

9. Fonctionnalités alimentées par l’IA

Certains employeurs peuvent activer des fonctionnalités améliorées par l’IA sur la plateforme Coachello. Ces fonctionnalités sont entièrement optionnelles, elles ne sont disponibles que si votre employeur les active, et ne sont utilisées que si vous choisissez de les utiliser.

Fonctionnalités IA disponibles :

• Coaching par IA : Interagissez avec un coach virtuel IA pour des défis ponctuels, des jeux de rôle, des évaluations, des débriefings et un soutien au développement à la demande.
• Transcription des séances : Transcrit vos séances de coaching humain pour générer des résumés, des insights et des recommandations de suivi plus précis. Cette fonctionnalité n’est activée qu’avec votre consentement explicite.

Comment nous protégeons vos données dans les fonctionnalités IA :

• Nous chiffrons ou pseudonymisons tous les identifiants personnels avant de transmettre les données à tout prestataire de modèle IA. Le prestataire ne reçoit ni votre nom, ni votre e-mail, ni aucun identifiant direct.
• Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner un modèle IA.
• Les données sont traitées uniquement pour votre bénéfice et selon les mêmes normes de conformité ISO 27001:2022 et Microsoft 365 que le reste de notre plateforme.

Avertissement concernant les hallucinations :

Les systèmes IA de Coachello s’efforcent de générer des résultats précis et pertinents. Cependant, les modèles IA peuvent occasionnellement produire des résultats incomplets, inexacts ou incohérents avec les faits, un phénomène connu sous le nom d’« hallucinations ». Le contenu de coaching généré par IA ne constitue pas un conseil médical, psychologique, juridique, financier ou toute autre forme de conseil professionnel réglementé. Vous devez exercer votre propre jugement et consulter des professionnels qualifiés si nécessaire.

Pacte IA de l’UE :

Coachello est signataire du Pacte IA de l’UE et s’engage à développer et déployer l’IA de manière responsable, transparente et centrée sur l’humain, en conformité avec la Loi sur l’intelligence artificielle de l’UE.

10. Sécurité

Nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux. Coachello est certifié selon les normes suivantes :

Nous mettons en œuvre un chiffrement robuste, des contrôles d’accès basés sur les rôles et une surveillance continue de la sécurité pour protéger vos données. Nous souscrivons également à une assurance cyber professionnelle (Dattak, Police n° 25121200007) couvrant jusqu’à 1 000 000 € par incident pour les violations de données et les incidents cyber.

11. Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès : demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : nous demander de corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : nous demander de supprimer vos données (« droit à l’oubli »).
• Droit à la portabilité des données : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d’opposition : vous opposer au traitement basé sur des intérêts légitimes.
• Droit à la limitation : nous demander de limiter le traitement dans certaines circonstances.
• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement est basé sur le consentement, le retirer à tout moment sans affecter la licéité du traitement antérieur.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse legal@coachello.io. Si vous faites partie d’un programme parrainé par une entreprise, nous pourrons devoir rediriger certaines demandes vers votre employeur en tant que responsable du traitement. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité locale de protection des données — en France, il s’agit de la CNIL (www.cnil.fr).

12. Cookies

Nous utilisons des cookies et des technologies de suivi similaires sur notre site web et notre plateforme pour assurer la fonctionnalité, analyser l’utilisation et améliorer votre expérience. Notre Politique relative aux cookies est disponible sur www.coachello.io. Vous pouvez gérer ou retirer votre consentement aux cookies à tout moment via la bannière de cookies ou les paramètres de votre navigateur.

13. Résidents de Californie (CCPA)

Si vous êtes basé en Californie, vous disposez de droits supplémentaires en vertu de la Loi californienne sur la protection de la vie privée (CCPA), notamment le droit de savoir quelles informations personnelles nous collectons, le droit de supprimer vos informations personnelles, le droit de vous opposer à la vente d’informations personnelles (nous ne vendons pas d’informations personnelles) et le droit à la non-discrimination pour l’exercice de vos droits. Pour exercer vos droits CCPA, contactez-nous à l’adresse legal@coachello.io.

14. Modifications de cette politique

Nous mettons à jour cette politique de temps à autre pour refléter les changements dans nos services, les exigences légales ou les bonnes pratiques. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons par e-mail ou via une notification dans l’application. La dernière version est toujours disponible sur www.coachello.io/privacy. La date en haut de cette politique indique la date de sa dernière mise à jour.

15. Nous contacter

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant cette Politique de Confidentialité ou vos données personnelles, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider.

Vous pouvez également vous référer à notre Annexe de Traitement des Données (DPA), disponible sur demande, qui régit en détail le traitement des données personnelles dans le cadre des accords d’entreprise.

• Support général : support@coachello.io (pour les questions sur la plateforme, l’onboarding et l’aide)
• Vie privée et juridique : legal@coachello.io (pour les demandes de données, le RGPD, les contrats, les réclamations)
• Notre adresse : Coachello SAS, 103 Rue du Temple, 75003 Paris, France

16. Loi applicable

Cette Politique de Confidentialité est régie par le droit français et le RGPD. Tout litige découlant de cette politique sera soumis à la compétence des tribunaux compétents de France.

Merci de faire confiance à Coachello. Nous nous engageons à protéger vos données et à garder votre parcours de coaching confidentiel.

— L’équipe Coachello